Zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit? So findest Du als Selbstständige:r endlich Struktur

00:00:00: Okay, jetzt habe ich es geschnallt.

00:00:02: Wenn du nicht da sitzen würdest und mich hier ein bisschen böse angucken würdest, dann wäre ich schon wieder aufgesprungen und hätte das abgebrochen und hätte mich schon wieder ablenken lassen und was anderes gemacht und hätte mir schon wieder

00:00:13: verzettelt.".

00:00:15: Und er hat gesagt, jetzt hab' ich's verstanden!

00:00:17: Also einmal dranbleiben, konzentriert abarbeiten.

00:00:20: Damit tust du dir einen ganz großen

00:00:22: Befallen.".

00:00:22: Zwei Komma Eins Millionen sogenannte Kleinstunternehmen also mit weniger als zehn Mitarbeitern das entspricht

00:00:29: Achtzig

00:00:30: Prozent aller deutschen Unternehmen.

00:00:32: so viele sind es und für all die ist dieser Podcast

00:00:36: So.

00:00:36: ihr Lieben eine neue Woche.

00:00:38: jetzt wollte ich gerade hier loslegen.

00:00:40: da hat gerade mein Handy gebrummt.

00:00:42: denke Hören wir mal zusammen rein.

00:00:44: Hey Yasmin, ich hoffe du hörst das!

00:00:46: Ich weiß gerade echt gar nicht wo ich anfangen soll.

00:00:49: Also es ist grad so viel los, ich hab heute morgen aufgemacht und meine To-do Liste ist länger als der Tag Und ich weiß einfach nicht mehr was jetzt wirklich davon wichtig ist.

00:00:59: Irgendwie renne ich den ganzen Tag und abends habe dann das Gefühl dass sich nichts geschafft hat.

00:01:04: Ich mach' das jetzt seit vier Jahren und es wird irgendwie nicht besser.

00:01:07: Im Gegenteil Es wird immer mehr.

00:01:09: Wie kriegst Du das in den Griff?

00:01:12: Ich mein, wie bekommt man überhaupt Struktur rein?

00:01:14: Ich bin so, ich glaub einfach grad total überfordert.

00:01:18: Also falls du da eine Antwort hast, ich freu mich von dir zu

00:01:21: hören.".

00:01:22: Okay!

00:01:25: Ich muss euch sagen also solche Nachrichten und Aussagen höre ich jede Woche von meinen Leuten.

00:01:31: Also ich weiß nicht, wie es dir mit dem Thema geht das Gefühl zu haben Du bist total überfordert Das ist einfach alles zu viel und du weißt gar nicht wo du anfangen sollst.

00:01:42: Das Problem ist, dass du wahrscheinlich, wenn du morgens ins Büro kommst, stell dir vor, du kommst jetzt an deinen Schreibtisch.

00:01:50: Du startest den Tag, guckst dir deine E-Mails an, guckt dir an was auf deinem Schreibtische ist.

00:01:57: Eventuell wurden gestern am Ende des Tages noch irgendwelche Haftnotizen an deinem Monitor geklebt oder andere Dinge die irgendwie noch reingekommen sind und du hast das Gefühl, du weißt gar nicht wo du anfangen solltest oder es ist einfach zu viel.

00:02:12: Und tatsächlich ist es aber so, es ist eigentlich gar nicht zu viel auch wenn es sehr viele to-do's sind, sehr viele Dinge die da stehen.

00:02:21: Es ist nicht zuviel, es fühlt sich nur auf den ersten Blick alles gleich wichtig an und alles gleich dringend an und das ist das Problem.

00:02:30: Ja das Problem ist dass sehr viele große Schwierigkeiten damit haben, Prioritäten zu setzen sich zu fokussieren und deswegen die Struktur nicht finden.

00:02:40: Und deswegen gar nicht wissen wo sie anfangen sollen.

00:02:44: Das ist auch etwas was ich immer wieder in Projekten vor Ort in den Unternehmen habe dass wir tatsächlich gemeinsam dann den Schreibtisch aufräumen und wirklich auch zusammen Post aufmachen und strukturieren ordner neu anlegen Und nach Prioritäten vorgehen.

00:03:02: Okay, was ist jetzt wirklich wichtig?

00:03:04: Was drängt richtig?

00:03:06: Das ist mein erster Tipp dazu wenn du jetzt gerade das Gefühl hast Du weißt gar nicht wo du anfangen solltest und fühlst dich überfordert Erstmal.

00:03:14: Ich bin immer ein ganz großer Fender von die Dinge zu verschriftlichen.

00:03:19: Das hilft ungemein, weil du es nicht einfach irgendwie wild als lose Enden im Kopf hast.

00:03:25: Sondern weil du das dann ganz konkret hast.

00:03:27: D.h.,

00:03:27: nimm dir jetzt wirklich die zehn-fünfzehn Minuten Zeit.

00:03:31: Also die bringen dich wirklich nicht um!

00:03:35: Nimm dir ein Blatt Papier am besten die Naher drei und schreib alles auf Was dir gerade durch den Kopf geistert, ja?

00:03:42: Schreib alles auf und sagst okay das muss ich noch machen.

00:03:45: Hier muss ich mich drum kümmern.

00:03:47: Da ruft auch ständig jemand an!

00:03:48: Das habe ich noch nicht abgeschickt.

00:03:49: Das hab' ich noch nie erledigt.

00:03:51: Er will...das ist halt was auch dieses Überforderungsgefühl massiv verstärkt und halt einfach ein Zeitfresser unter dem Strich ist.

00:03:59: Wenn du das gemacht hast, hast dann Überblick.

00:04:03: Was es alles an losen Enden, an offenen Aufgaben da was immer super funktioniert, schreibt dir jetzt daneben.

00:04:12: Vor mir ist eine andere Farbe.

00:04:13: das ist mir egal.

00:04:16: wie viel Zeit brauchst du jetzt wirklich wenn du dich jetzt einmal konzentriert dran setzt um diese Aufgabe zu erledigen?

00:04:24: Sind das fünfzehn Minuten?

00:04:26: sind das dreißig Minuten?

00:04:27: ist das ein halber Tag?

00:04:28: ist das einen Tag und dann kriegst du sehr schnell so'n Gefühl dafür.

00:04:33: da sind häufig Aufgaben dabei die Solange sie nicht verschriftlich und festgehalten sind, irgendwie sich groß und wir anfühlen.

00:04:39: Aber wenn du es einmal aufgeschrieben hast und sagst okay, wenn ich das jetzt konzentriert erledige ist das eigentlich in einer halben Stunde vom Tisch und ich kann einen Haken dran machen Und das hilft schon mal total eine Ruhe rein zu bekommen.

00:04:52: Das wird jetzt auch so sein.

00:04:53: Du kannst das jetzt nicht alles heute erledigen sehr wahrscheinlich nicht und würdest du dich nicht so überfordert fühlen?

00:04:59: Also dann nimm dir den Kalender und das ist mein zweiter Tipp dazu plane dir jetzt ganz feste Zeitblöcke dafür ein.

00:05:09: Wenn du da zum Beispiel etwas hast, du sagst okay, dafür brauche ich einen halben Tag.

00:05:13: Ein Halbentag konzentriert, störungsfrei dann tragt dir das ein und dann mache es auch.

00:05:20: Und das nimmst, dass wirst du merken wenn du das jetzt gleich machst.

00:05:24: was das schon für eine Erleichterung mental bringt ist einmal verschriftlich zu haben die zeit eingeschätzt zu haben Terminiert zu haben.

00:05:35: Ja, aber dann hast du nicht mehr das Gefühl ich vergesse es.

00:05:39: Sondern es ist einfach es ist festgesetzt Es ist terminiert es ist da und dann machst Du es auch ja so.

00:05:46: Und also einmal raus aus dem Kopf alles aufschreiben strukturieren Und dann wenn Du jetzt diese Dinge eintackt bist Dann guck nochmal ganz ganz kritisch Welche dinge sind jetzt?

00:06:02: vielleicht dringend und sollten kurzfristig erledigt werden.

00:06:05: Aber gehe von der Priorität, weil das ist halt wirklich immer das Hauptproblem, Prioritäten zu setzen sich zu fokussieren.

00:06:12: welche Aufgaben davon haben die größte Wirkung für dich und dein Unternehmen?

00:06:18: Welche Aufgaben sind umsatzrelevant?

00:06:21: Ja, welche sind existenziell wichtig dass du sie erledigst und welche sind einfach nur da und nervig?

00:06:27: ja also solche Aufgaben wie man diese Kleinviehaufgaben Die kannst du auch sehr gerne gebündelt in einen Arbeitsblock machen.

00:06:34: Alle Aufgaben die so zehn, fünfzehn Minuten dauern alle zusammen und dann hintereinander weg erledigen und abhaken.

00:06:42: Und also das ist auch etwas, das habe ich bei einem Kunden mal gemacht im Handwerk.

00:06:48: Völliges Chaos im Büro.

00:06:49: wir haben es genauso gemacht alles sortiert okay.

00:06:52: was ist irgendwo offen?

00:06:53: welche Angebote wurden nicht erstellt?

00:06:55: Welche Rechnungen wurden nicht gestellt?

00:06:57: Welcher Aufgaben sind einfach offen und unerledigt?

00:07:01: Das haben wir strukturiert.

00:07:02: Wir haben's terminiert ganz klassische wieder Vorlagemappe und ein großen Magnetafel die Termine festgesetzt und dann hat er die Aufgabe bekommen.

00:07:10: So, okay jetzt mach das.

00:07:11: Und das war total süß weil dieser unteren immer dann fing an konzentriert zu arbeiten.

00:07:17: Dann klingelte das Telefon und es kam wirklich irgendeine Kleinviehaufgabe, irgendein Schwachsinn den irgendwie ein Mitarbeiter schnell erledigt haben wollte.

00:07:24: Das war einfach absolut nicht wichtig!

00:07:26: Ja?

00:07:26: Das hätte der auch selber machen können... ...und er war schon so halb im Aufstehen und sagte da so zu mir Okay, jetzt habe ich es geschnallt.

00:07:35: Wenn du nicht da sitzen würdest und mich hier ein bisschen böse angucken würdest, dann wäre ich schon wieder aufgesprungen und hätte das abgebrochen und hätte mich schon wieder ablenken lassen und was anderes gemacht und hätte mir schon wieder

00:07:47: verzettelt.".

00:07:48: Und er gesagt, jetzt hab' ich's verstanden.

00:07:51: also einmal dranbleiben konzentriert abarbeiten.

00:07:53: Also damit tust du dir einen ganz großen Befallen!

00:07:58: Macht die das zu Gewohnheit?

00:08:01: Ich mache mindestens einmal die Woche, dass ich sage okay was hat jetzt Priorität?

00:08:05: Was ist wirklich wichtig?

00:08:07: und dann plane ich mir die Zeitfenster dafür ein.

00:08:10: An was will ich weiterarbeiten?

00:08:11: Welcher Auftrag?

00:08:13: Bei was geht es um mein eigenes Unternehmen?

00:08:15: Was sind Teamthemen, Mitarbeiterthemen

00:08:17: usw.?

00:08:18: Dann geht dir nichts verloren!

00:08:20: Und du kannst halt auch sehr qualifiziert Aussagen treffen Wann kannst du etwas fertig?

00:08:26: Wenn ich das in meinem Kalender so vorgeplant habe, dann kann ich sagen okay.

00:08:30: Das ist ziemlich voll!

00:08:31: Ich schaffe es erst in vier Wochen.

00:08:32: Reicht

00:08:33: das?!

00:08:34: Ja... So.

00:08:35: Das heißt Du hast damit mehr Überblick und es schafft mental eine unglaubliche Ruhe so vorzugehen.

00:08:45: Und wenn Du noch mehr Wissen möchtest, wo es bei dir vielleicht klemmt?

00:08:52: Dann empfehle ich dir meinen Business-Check.

00:08:54: Dauert drei Minuten sieben Fragen und du kriegst ganz viel Hilfe und Input und den verlinke ich dir gerne.

00:09:01: eine schöne Woche für dich bis nächsten Mittwoch!

00:09:03: Das war

00:09:04: Läuft

00:09:05: wieder mit mir Jasmin Mösa.

00:09:08: Wenn Du jetzt etwas für Dich tun willst dann mach doch den kostenlosen Business-Klartext Check.

00:09:12: Den Link findest Du in der Beschreibung.

00:09:14: Bis nächste Woche.